Пригодится тем, кто только начинает свою финансовую деятельность. Оплата счетов – неотъемлемая часть любых хозяйственных операций. Ответственное отношение в этому процессу формирует репутацию как покупателя, так и продавца.

Счет на оплату является основанием для перечисления заказчиком денежных средств (в том числе предоплаты) за предоставленные ему услуги, а также для отгрузки поставщиком каких-либо товаров. Этот документ имеет одинаковую ценность для обоих участников рыночных отношений. Покупатель с помощью счета на оплату может доказать перевод платежа, а продавец строит на основе счета учет товарно-материальных ценностей на складе и планирует следующие закупки.

Заполнение счета на оплату не регламентировано какой-либо специальной формой, и каждая организация может сформировать его самостоятельно для использования в своей финансовой деятельности. Главное – чтобы счет на оплату содержал необходимые для документального подтверждения хозяйственной операции реквизиты. К ним принято относить:

Номер документа и дату составления (указываются в заголовке счета);
платежные реквизиты продавца (получателя денежных средств);
реквизиты покупателя и грузоотправителя (должны быть указаны ИНН, полное или сокращенное наименование организации – по требованию Устава, почтовый адрес);
список товаров, подлежащих оплате (название, единица измерения, количество, цена за штуку, общая стоимость, в случае необходимости – НДС или другая налоговая информация).

При заполнении счета на оплату можно указать номер документа, на основании которого производится оплата (это могут быть договор, заказ или наряд). Иногда указывают обязанности сторон при совершении сделки, например, сроки оплаты, отгрузки, способ поставки.

При некоторых обстоятельствах организации могут использовать в качестве образца форму счета на оплату № 868.

Работа со счетом по форме № 868

При заполнении счета на оплату по этой форме желательно заполнять все строки, но если информации по ним нет, проставляют прочерки.

Форма счета на оплату № 868 предполагает наличие обязательных реквизитов.

Для поставщика это ИНН, полное или сокращенное (по Уставу) наименование предприятия, занимающегося продажей товарно-материальных ценностей. Указывается также его почтовый адрес, телефон/факс, банковские реквизиты (расчетный и корсчет, БИК банка и город, в котором он находится).
Если поставщик и грузоотправитель представлены одним и тем же юридическим лицом, то в строке указывают «Он же». Если это разные компании, пишут ИНН, полное или сокращенное название грузоотправителя и его полный почтовый адрес.
ИНН, название и почтовый адрес положено заполнять и в строке «Грузополучатель и его адрес».
Отметка об акцепте счета на оплату фиксируется записью «Акцептован».
Если плательщик и грузополучатель – одно юридическое лицо, то в строке записывают «Тот же, что и грузополучатель». Если это разные организации, то должен быть указан его ИНН, наименование, полный почтовый адрес, банковские реквизиты.
Строка «Сумма счета» заполняется частично, но может быть и совсем не заполнена. Общая сумма фиксируется в строке «Всего продажная».

Как видно из этих данных, заполнение счета на оплату упрощается, если поставщик и грузоотправитель являются одним юридическим лицом, или плательщик и грузополучатель представлены одной организацией.

Если есть необходимость, в специальном разделе счета на оплату определяют условия доставки. Должны быть указаны место назначения и отправления, дата и способ поставки груза (например, автотранспортом поставщика), вид упаковки груза (например, контейнер), число мест (например, количество коробок в партии), номер накладной или квитанции (по которой отгружается товар), вес отправленной партии.

Счет на оплату имеют право подписывать руководитель, главбух или другое должностное лицо, имеющее доверенность или зафиксированное приказом.

Оплата счетов производится после согласования по сумме, дате и условиям поставки. Образец заполнения счета на оплату пригодится вам при осуществлении платежных операций, пока вы не разработали собственную форму этого документа.

Любая организация-поставщик, исполняя свою часть сделки по продаже товаров, оказанию услуг или проведению работ, стремится получать предусмотренную договором оплату в оптимально короткие сроки. Устоявшейся деловой практикой со стороны поставщика для того, чтобы проинформировать контрагента об ожидании от него платежа, является оформление счета на оплату.

Когда выставляется счет на оплату

Счета на оплату выставляются контрагентам организации по факту оказания услуг, реализации товаров, проведения работ, предусмотренных соглашением сторон.

Для достижения цели убыстрить расчеты счет должен быть составлен так, чтобы клиент акцептовал и оплатил его без дальнейших уточнений и сверок. Поэтому выставляемый счет должен содержать все необходимые данные, по которым покупатель (как организация, так и физическое лицо) может однозначно идентифицировать поставщика и товары, работы и услуги, по которым необходимо произвести оплату, а также сверить сумму, предполагаемую к оплате.

Счет на оплату выставляется на основании первичных учетных документов, удостоверяющих факт выполнения договора организацией-поставщиком:

счетов-фактур;
товарных накладных;
транспортных накладных;
актов выполненных работ.

Как правильно оформить счет на оплату

Унифицированной формы для счета на оплату не существует, и каждая организация сама разрабатывает приемлемую для ее нужд форму документа, которая зависит, в том числе, от специфики предмета договора. Чтобы сделать счет на оплату, не вызывая нареканий к его форме от контрагентов, в него нужно включить исчерпывающие данные для оплаты по счету.

Информация о самом счете должна упрощать контроль взаимных расчетов, поэтому следует предусмотреть обязательную нумерацию счетов на оплату, включив порядок нумерации счетов во внутренние правила оформления счета. Кроме номера счет как документ должен иметь дату выставления и подписи ответственных лиц, а также печать в случае ее применения организацией.

Данные поставщика

В счете на оплату указываются регистрационные данные организации, выставляющей счет, и ее платежные реквизиты, по которым клиент должен будет произвести оплату по счету. Создать счет на оплату можно с использованием достаточных для однозначной идентификации и оплаты по счету данных поставщика:

полное юридическое наименование;
адрес поставщика;
ИНН поставщика;
КПП поставщика;
банковские реквизиты:
корреспондентский счет, наименование банка;
номер расчетного счета.

На бланке счета необходимо предусмотреть места для подписей и расшифровки данных уполномоченных сотрудников управленческого аппарата и бухгалтерии, заверяющих правильность выставления счета на оплату.

Данные покупателя

От того, как оформить счет на оплату в части данных клиента, зависит, сможет ли клиент однозначно определить, что счет адресован от поставщика именно ему. Поэтому счет на оплату должен включать данные клиента, позволяющие точно его идентифицировать:

для юридических лиц: наименование, адрес регистрации, ИНН, могут быть включены КПП и банковские реквизиты;
для индивидуальных предпринимателей: фамилия, имя, отчество, ИНН, адрес регистрации, могут быть включены банковские реквизиты ИП;
для клиентов физических лиц: фамилия, имя, отчество, адрес регистрации.

Предмет составления счета

В счете на оплату необходимо указать перечень наименований товаров, работ, услуг, за которые поставщик предполагает получить оплату, с указанием их количества и стоимости, что позволит клиенту сверить выставленный счет с первичными документами по сделке: договором, актами, накладными, счетами-фактурами. Оформление счета без детализации задерживает процесс оплаты и может потребовать от поставщика оформления дополнительных документов — актов сверки.

Итоговая сумма счета

Целью выставления счета является получение полной оплаты по нему, сумма к оплате должна быть указана отдельно как итог суммирования цены всех указанных в счете товаров или работ и услуг. Отдельно указывается сумма НДС при ее наличии.

Включать ли указание суммы прописью во внутренние правила оформления счета на оплату, организация решает самостоятельно. Указание суммы прописью дополнительно сумму, подлежащую уплате, не удостоверяет, но зачастую применяется в деловой практике по аналогии с официальными формами платежных документов.

Счет на оплату

Для фиксации предварительной договорённости о приобретении товаров или услуг служит такой документ как Счёт на оплату . Он не является первичным бухгалтерским документом, поэтому утвержденной формы строгого образца или унифицированного бланка счета не существует . На нашем сайте вы можете оформить наиболее распространенную в настольных бухгалтерских программах форму счета.

Однако, понятно, что в счете должны содержаться некие обязательные сведения. Каждый счет организации должен иметь свой уникальный порядковый номер и содержать в заголовке дату его выставления. Кроме того, принято указывать платежные реквизиты стороны, выставляющей счет, наименование предлагаемых товаров или услуг и их стоимость (прописью) с указанием налоговых особенностей. Для контрагента важно облагается ли сумма НДС и какой системой налогообложения пользуется поставщик (использует ли он упрощенку). От этого зависят налоговые последствия совершаемой сделки. Полные платежные реквизиты могут быть представлены в счете в виде готового образца заполнения платежного поручения.

Счет может содержать дополнительную информацию об условиях совершения сделки. Например, в нем могут оговариваться сроки оплаты и поставки, самовывоз товара, уведомление о предоплате. В этом случае счет, как документ, становится сродни договору о сотрудничестве. Но если счет не соответстует требованиям, предъявляемым к оферте (не отражает полное наименование и количество поставляемых товаров, и не подписан уполномоченными на заключение договоров лицами), то договор поставки считается заключенным только после передачи товара и подписания товарной накладной. В этом случае, на основании счета покупатель, оплативший товар, не сможет предъявить поставщику требований, основанных на договоре поставки (например, замены товара или изменения его количества и т.п.). Но за ним сохраняется право требовать возврата уплаченных денежных средств ввиду необоснованного обогащения.

Счет служит главным образом для выражения определённости взаимоотношения сторон , поэтому заверять счета личной собственноручной подписью и печатью Российское законодательство не требует. Допускается подписывать счета, отправляемые по факсу или e-mail, факсимильными копиями подписи уполномоченного лица и оттиска печати организации. Кроме того, хорошим тоном считается использование фирменного бланка счета, украшенного, например, логотипом организации.

См. также:

Получая оплату за проданные товары и предоставленные услуги по безналичному расчёту, необходимо выписать клиенту счёт. Требуется знать, как выставить счёт на оплату от ИП образец заполнения документов должен быть под рукой для правильного оформления.

Индивидуальный предприниматель часто сталкивается с необходимостью выставлять счёт клиенту на оплату товаров и услуг. Способ оформления и пункты, присутствующие в содержании, на законодательном уровне не регулируются. За длительный период использования такого вида документации сложились некоторые стандарты, ставшие едиными.

Придерживаясь общих правил, появилась возможность оформить счёт как для ИП, так и для ООО. Отличительной особенностью двух регистрационных форм является то, что в первом варианте указывается для подписи только сам предприниматель, а во втором – собственник бизнеса и главный бухгалтер.

Нужно правильно оформить счёт от ИП образец документа, выставляемый продавцом клиенту.

Сотрудничество между сторонами происходит по следующему алгоритму:

Потенциальный потребитель связывается с бизнесменом и доводит до его сведения необходимость в приобретении товара или услуги.
Предприниматель выставляет клиенту счёт и направляет его любым удобным для второй стороны способом: на электронную почту, через почту России, лично в руки.
Покупатель осуществляет перевод денежных средств на расчётный счёт собственника бизнеса.
После получения оплаты бизнесмен приступает к выполнению обязательств перед потребителем.

В выставленном счёте обязательно указываются контактные данные продавца, информация о покупателе, список товаров и услуг с точным количеством, стоимостью за единицы, общую сумму, банковские данные для перевода денежных средств.

При необходимости шаблон для правильного заполнения можно скачать из сети-интернет.

Для того чтобы осуществилось сотрудничество между двумя сторонами требуется заключить договор, в котором прописывают все обязательства, временные рамки поставки товара или оказания услуг, а также стоимость. В момент, когда клиент делает заказы с определённой периодичностью, то предприниматель должен выставлять ему счёт, по которому производится платёж.

Выставление счёта требуется на каждую покупку с указанием цены. При этом договор заключается также, в нём указывают общую информацию о сотрудничестве.

Выставление платёжных документов происходит в следующих моментах:

Между сторонами в определённое время не был заключён договор, а поставка товара должна произойти в короткий срок. В таком случае поставщик может выставить счёт, а подписать документацию о сотрудничестве немного позднее.
Товар заказывается один раз, смысла в подписании долгосрочного договора нет.

При отражении в документации подробных условий работы, договор может сыграть роль оферты. Таким образом, при оплате выставленного счёта договор считается заключённым, при необходимости его можно использовать для решения спорных вопросов в суде.

Индивидуальные предприниматели выставляют счета на оплату потенциальным и действующим клиентам независимо от выбранной во время регистрации системы налогообложения.

Счёт на оплату на ИП – это образец документации, которую не относят к бухгалтерии. С его помощью нельзя подтвердить расходы и доходы, вести бухгалтерскую отчётность. Тем самым это даёт возможность оформления в произвольной форме, которая на законодательном уровне не регулируется.

Когда индивидуальному предпринимателю требуется составить и выписать счёт на оплату, то он должен включить все необходимые реквизиты.

В бланке содержится:

присвоенный счёту номер и дата его выставления клиенту;
наименование организации, как продавца, так и покупателя, с учётом правовой формы;
указание юридических адресов для обеих сторон. У ИП указывают тот адрес, по которому ведётся деятельность;
номер ИНН и КПП;
реквизиты банковского учреждения, где обслуживается бизнесмен;
наименование предоставляемой услуги, продаваемого товара или ценных бумаг;
указать количество приобретаемого товара, если имеется возможность произвести подсчёт;
стоимость одного товара и общая сумма к оплате;
общая стоимость указывается прописными буквами;
подпись руководителя и печать.

Расписаться за собственника бизнеса предоставляется возможность доверенному лицу. В этом случае необходимо указывать информацию о доверенности, что подтверждает полномочия. Не стоит забывать про включение в документацию должности физического лица, его сокращённые инициалы и расшифровку.

После того, как покупатель произвёл оплату и получил товар, предприниматель выписывает счёт-фактуру, которая в дальнейшем используется в бухгалтерской отчётности. Является обязательным документом при НДС.

Многие предприниматели выставляют счёт на оплату (ищут образец документа) от ИП без НДС. Подобный документ необходим самому поставщику. Многие, производя оплату за приобретаемый товар или услугу только по договору, допускают ошибки и при совершении платежа указывают размер суммы с учётом НДС. Подобные ситуации встречаются довольно часто. Таким образом, если содержится дополнительная информация, когда образец счёта на оплату необходим без НДС для ИП, то это служит своеобразным напоминанием о том, чтобы указать наименование перевода правильно.

Если покупатель совершает перевод денежных средств с учётом НДС, то это может вызвать интерес со стороны Федеральной налоговой службы, которая обязывает предпринимателя выплачивать дополнительный налог в государственный бюджет.

Тонкости и сложности в оформлении документации отсутствуют, реквизиты указываются такие же, как и при выставлении счетов с НДС:

наименование организации продавца;
юридический адрес;
реквизиты банковского учреждения;
номер, присвоенный счёту, дата выставления;
наименование потребителя;
при подписании договора указывается его номер;
полная информация о приобретаемом товаре или услуге;
инициалы, должность и подписи руководителя организации и бухгалтера.

Счёт на оплату представляет таблицу, состоящую из нескольких граф.

Каждая из них содержит определённую информацию:

Указание порядкового номера, количество зависит от приобретаемого товара или услуг.
Единица для измерения.
Количество приобретаемого товара каждого наименования.
Стоимость за единицу.
Общая сумма.

Каждую графу завершает пункт «Итого». Под таблицей прописными буквами указывают общую сумму и добавляют информацию, что цена указана без учёта НДС.

Для предотвращения возможных ошибок, которые совершаются покупателями при оплате, рекомендуется приводить пример заполнения банковских реквизитов и назначения платежа.

Правильное выставление счетов для оплаты

Документация создаётся через систему 1С Бухгалтерия либо в любой офисной программе на персональном компьютере, с указанием всех реквизитов, перечисленных выше. Так же стоит учитывать, что существуют программы, благодаря которым подготавливаются счета в режиме онлайн, без установки дополнительных программ.

Подготавливая счёт необходимо придерживаться определённых требований, используемых для оформления деловых документов:

В шапке документа указывают общую информацию о собственнике бизнеса: инициалы, название организации, юридический адрес, ИНН, контактные данные для связи.
Реквизиты банковского учреждения. При необходимости указываются банковские данные и покупателя.
Составляемому документу присваивается порядковый номер. Предприниматель по собственному усмотрению включает счета в общую документацию для дальнейшего учёта.
Указывается список приобретаемых товаров, оказываемых услуг либо выполненных работ в таблице. Тут же содержится цена, стоимость, общая сумма, при необходимости размер НДС.
Если требуется, то указываются дополнительные сведения. Например, отведённый срок для произведения оплаты либо период, на протяжении которого поставщик обязуется доставить товар.
Когда счёт выставляется в бумажном виде, то он должен быть заверен подписью руководителя и печатью. Для электронных вариантов это не требуется.

Таким образом, счёт на оплату выставляется как в электронном, так и в бумажном варианте. На законодательном уровне отсутствуют нормы и требования, предъявляемые к форме документации. Следовательно, индивидуальный предприниматель самостоятельно решает, каким образом оформляется документ и какая программа используется для его составления.

Оплата (предоплата) покупателем оказанных ему услуг или отгружаемых продавцом (поставщиком) товаров осуществляется на основании выставленного счета на оплату. Данный документ важен как для продавца, так и для покупателя. Связано это с тем, что на основании счета покупатель сможет подтвердить обоснованность произведенного платежа. Продавец же использует счет в качестве основания для учета ТМЦ на складе и планирования их дальнейших закупок.

Бланк счета на оплату не имеет унифицированной формы, поэтому организации могут разработать его самостоятельно и использовать в своей деятельности. Основное требование к "самодельному" бланку - содержание основных реквизитов, необходимых для документирования факта продажи товара (оказания услуги). К таковым относятся:

уникальный порядковый номер документа, указываемый в заголовочной части, с датой его составления;
платежные реквизиты получателя денежных средств (продавца). Могут быть указаны в качестве образца заполнения ;
реквизиты плательщика и грузополучателя, с указанием ИНН, полного или сокращенного (согласно Уставу) названия организации, а также почтового адреса;
перечень оплачиваемых товаров (услуг), с указанием их наименования, единицы измерения, количества и цены, а также налоговой информации (в случае необходимости выделить из общей стоимости товаров и указать сумму НДС).

Если счет выставляется на оплату на основании какого-либо договора, заказа или наряда, то в нём можно указать реквизиты этих документов (номер и дата).

В качестве дополнительной информации также можно указать условия совершения сделки. К таким данным можно отнести, например, условия вывоза, сроки оплаты товара.

Стоит отметить, что организациями в определенных случаях в качестве счета на оплату может использоваться типовая форма № 868 (в соответствии с методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 № 1-794/32-5).

Заполнение счета по форме №868

При выставлении счета по форме № 868, необходимо, по возможности, заполнять все строки. Если какие-то поля остались незаполненными, в них проставляется прочерк.

К обязательным реквизитам формы относятся:
"Поставщик" - ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) название организации поставщика (продавца) ТМЦ.

"Адрес" - почтовый адрес, номер контактного телефона/факса, банковские реквизиты поставщика (расчетный, корреспондентский счет, БИК банка и местонахождение (город) банка-поставщика).

"Грузоотправитель и его адрес" - если поставщик и грузоотправитель являются одним и тем же юридическим лицом, то в строке пишется "Он же". В противном случае указывается ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) наименование грузоотправителя, а также его полный почтовый адрес.

"Грузополучатель и его адрес" - ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) название грузополучателя и его почтовый адрес.

"Акцептован" - указывается отметка об акцепте счета.

"Плательщик и его адрес" - если плательщик и грузополучатель являются одним и тем же юридическим лицом, то в строке пишется "Тот же, что и грузополучатель". Если нет, то указывается его ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) наименование, полный почтовый адрес, банковские реквизиты.

"Сумма счета" - может быть заполнена частично или вовсе не заполняться, с указанием общей суммы в строке "Всего продажная".

При необходимости в данной форме прописывается и способ доставки, для чего имеется специальный раздел. В нем указывается: станция назначения и отправления, дата и способ отправки груза (например, автотранспортом поставщика), вид упаковки груза (например, контейнер), количество мест (например, число коробок в партии), номер накладной или квитанции (по которой отгружается товар), вес отправленной партии.

В основной таблице типовой формы № 868 указываются сведения об отгружаемом товаре (наименование, количество, цена, стоимость, налоговая информация).

Правом подписи счета наделены руководитель и главный бухгалтер организации. Также, документ может быть подписан должностным лицом, уполномоченным на то соответствующим приказом или доверенностью.